Datenschutzerklärung
Stand: 18.06.2026
1. Verantwortlicher
Biophilic Vision GmbH
Graf-Schaesberg-Str. 20
41334 Nettetal
Deutschland
E-Mail: info@biophilicvision.com
Betreff: Datenschutz
2. Gegenstand und Geltungsbereich
Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei Nutzung unserer Website, bei Kontaktaufnahme, bei Anforderung einer Online-Demo, im Rahmen der Vertragsanbahnung und Vertragsabwicklung sowie bei Nutzung unserer Leistungen rund um Biophilic Vision.
Biophilic Vision ist ein Content-System für Praxisräume mit Naturfilmen, Praxis-Content, Upload eigener Inhalte, Playlist- und Zeitplanfunktionen, Overlay-Hinweisen, Praxis-Branding, BV Player und optionalem Music Channel.
3. Verarbeitete Datenkategorien
Je nach Nutzung verarbeiten wir insbesondere folgende personenbezogene Daten:
Stamm- und Kontaktdaten, zum Beispiel Name, Praxis, Unternehmen, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer
Kommunikationsdaten, zum Beispiel Inhalte von Anfragen und Korrespondenz
Vertrags- und Abrechnungsdaten
Zahlungsdaten, soweit für die Zahlungsabwicklung erforderlich
Nutzungs- und Protokolldaten der Website, zum Beispiel IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, aufgerufene Seiten, Browser- und Geräteinformationen
Supportdaten, zum Beispiel Angaben zu technischen Problemen, Gerätedaten, Screenshots oder Fehlermeldungen
technische Gerätedaten des BV Players, soweit für Einrichtung, Betrieb, Support oder Fernwartung erforderlich
kundenspezifische Inhalte, die der Kunde selbst bereitstellt, zum Beispiel Praxisname, Praxislogo, Teamfotos, eigene Videos, QR-Codes, Hinweise, Stellenanzeigen oder sonstiger Praxis-Content
Die Übermittlung von Patienten- oder Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 DSGVO ist nicht vorgesehen und ausdrücklich nicht gewünscht.
4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken und auf folgenden Rechtsgrundlagen:
Website-Betrieb, IT-Sicherheit und Fehleranalyse
Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung der Website, zur technischen Stabilität, zur Fehleranalyse und zur IT-Sicherheit.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und stabilen Betrieb unserer Website.
Bearbeitung von Anfragen, Online-Demo-Anforderungen und Angebotserstellung
Wenn Sie uns kontaktieren oder eine Online-Demo anfordern, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Terminabstimmung und zur Kommunikation mit Ihnen.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf den Abschluss eines Vertrags gerichtet ist.
Für allgemeine Kommunikation ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Vertragserfüllung und Leistungserbringung
Im Rahmen bestehender Vertragsverhältnisse verarbeiten wir personenbezogene Daten zur Bereitstellung, Einrichtung, Verwaltung und Abwicklung von Biophilic Vision.
Dies umfasst insbesondere:
Einrichtung und Bereitstellung des BV Players
Verwaltung des gebuchten Pakets
Bereitstellung von Naturfilmen und Praxis-Content
Upload und Verwaltung eigener Inhalte
Playlist- und Zeitplanfunktionen
Overlay-Hinweise
Praxis-Branding
Support und Fernwartung
optionalen Music Channel
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Abrechnung, Buchhaltung und Zahlungsabwicklung
Wir verarbeiten Vertrags-, Rechnungs- und Zahlungsdaten zur Abrechnung unserer Leistungen, zur Zahlungsabwicklung sowie zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten.
Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Newsletter
Sofern ein Newsletter angeboten und genutzt wird, erfolgt der Versand auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie, soweit anwendbar, § 7 UWG.
5. Website-Betrieb über Squarespace
Unsere Website wird über den Dienstleister Squarespace betrieben. Beim Aufruf der Website werden technisch erforderliche Daten verarbeitet, zum Beispiel IP-Adresse, Browserinformationen, Zugriffszeit und Referrer-URL.
Diese Verarbeitung ist erforderlich, um die Website bereitzustellen, ihre Sicherheit zu gewährleisten und die technische Stabilität sicherzustellen.
Optionale Cookies, Analyse- oder Statistikfunktionen werden nur eingesetzt, sofern hierfür eine erforderliche Einwilligung vorliegt oder eine andere Rechtsgrundlage besteht.
6. Kontaktaufnahme und Online-Demo
Wenn Sie uns kontaktieren oder eine Online-Demo anfordern, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Kommunikation mit Ihnen.
Dazu können insbesondere gehören:
Name
Praxis oder Unternehmen
E-Mail-Adresse
Telefonnummer
Inhalt Ihrer Nachricht
gewünschter Demo-Termin
Angaben zu Ihrer Praxis oder geplanten Nutzung
Bitte übermitteln Sie uns keine Patienten- oder Gesundheitsdaten.
7. Vertragsabwicklung, BV Player, Support und Fernwartung
Im Rahmen der Vertragsdurchführung verarbeiten wir Vertrags- und Nutzungsdaten, zum Beispiel gebuchtes Paket, Standort, Supportanfragen, technische Angaben zum eingesetzten BV Player und Informationen zur Leistungserbringung.
Der BV Player wird für die Wiedergabe von Biophilic Vision bereitgestellt und kann kundenspezifische Daten enthalten, soweit diese für die konkrete Nutzung erforderlich sind. Dazu können insbesondere Praxisname, Praxislogo, kundenspezifische Playlists, Zeitpläne, eigene Videos, Hinweise, QR-Codes oder sonstige kundenseitig bereitgestellte Inhalte gehören.
Für Supportzwecke und Fernwartung können nach vorheriger Abstimmung geeignete Fernwartungstools eingesetzt werden, um technische Störungen zu analysieren und zu beheben. Ein Fernwartungszugriff erfolgt nur im erforderlichen Umfang und nach Abstimmung mit dem Kunden.
8. Eigene Inhalte, Praxis-Content und Auftragsverarbeitung
Kunden können im Rahmen von Biophilic Vision eigene Inhalte bereitstellen, hochladen und in ihr Praxisprogramm integrieren.
Hierzu können gehören:
Praxislogo
Praxisname
Teamfotos
eigene Videos
Hinweise
QR-Codes
Stellenanzeigen
sonstige Praxisinformationen
Für die Inhalte ist der Kunde verantwortlich. Der Kunde stellt sicher, dass er über die erforderlichen Rechte, Einwilligungen und Freigaben verfügt.
Soweit wir personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeiten, erfolgt dies ausschließlich nach Weisung des Kunden. Die Einzelheiten regelt eine gesonderte Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.
Die Bereitstellung oder Verarbeitung von Patienten- oder Gesundheitsdaten ist nicht vorgesehen.
9. Löschung kundenspezifischer Daten bei Vertragsende und Rückgabe des BV Players
Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses endet die Bereitstellung von Biophilic Vision, soweit keine abweichende schriftliche Vereinbarung getroffen wurde.
Der BV Player ist nach Vertragsende einschließlich Zubehör vollständig an die Biophilic Vision GmbH zurückzugeben.
Nach Rückgabe des BV Players werden auf dem Gerät vorhandene kundenspezifische Daten, soweit vorhanden, vollständig gelöscht. Dies betrifft insbesondere:
Praxisname
Praxislogo
kundenspezifische Playlists
Zeitpläne
eigene Videos
hochgeladene oder lokal gespeicherte Praxisinhalte
Overlay-Hinweise
QR-Codes
sonstige kundenspezifische Konfigurations- und Inhaltsdaten
Die Löschung erfolgt im Rahmen der technischen Rücknahme- und Wiederaufbereitungsprozesse des BV Players.
Soweit kundenspezifische Daten zusätzlich in Online-Systemen, Backups, Verwaltungs- oder Abrechnungssystemen gespeichert sind, werden diese nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben gelöscht, anonymisiert oder gesperrt, sobald sie für die jeweiligen Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Gesetzliche Aufbewahrungspflichten, insbesondere für Vertrags-, Rechnungs- und Buchhaltungsdaten, bleiben unberührt.
10. Empfänger und Dienstleister
Zur Erbringung unserer Leistungen setzen wir Dienstleister ein, die ganz oder teilweise als Auftragsverarbeiter tätig sein können, insbesondere:
Squarespace für Website-Betrieb
IONOS für E-Mail-Dienste
TeamViewer oder vergleichbare Fernwartungslösungen für Support und Fernwartung
atmosphere MXT Ltd. für atmosphere365 und Music Channel, einschließlich hierfür eingesetzter technischer Dienstleister
Lexware Office oder vergleichbare Anbieter für Rechnungsstellung und Buchhaltung
Kreditinstitute und Zahlungsdienstleister für Zahlungsabwicklung
IT-, Hosting- und Speicher-Dienstleister, soweit für Betrieb und Leistungserbringung erforderlich
Mit Auftragsverarbeitern werden, soweit erforderlich, Verträge zur Auftragsverarbeitung geschlossen.
11. Übermittlungen in Drittländer
Soweit im Einzelfall personenbezogene Daten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden, geschieht dies nur unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben.
Dies kann insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses, von EU-Standardvertragsklauseln oder anderer geeigneter Garantien erfolgen.
12. Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
Vertrags- und Abrechnungsdaten werden entsprechend den gesetzlichen handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert.
Kundenspezifische Inhalte werden nach Vertragsende gelöscht, anonymisiert oder gesperrt, soweit sie nicht mehr für die Vertragsabwicklung, Rückgabe, Dokumentation, Rechtsdurchsetzung oder gesetzliche Pflichten erforderlich sind.
Auf dem zurückgegebenen BV Player vorhandene kundenspezifische Daten werden im Rahmen der Rücknahme und Wiederaufbereitung vollständig gelöscht.
13. Rechte der betroffenen Personen
Sie haben nach Maßgabe der DSGVO insbesondere folgende Rechte:
Recht auf Auskunft
Recht auf Berichtigung
Recht auf Löschung
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Recht auf Datenübertragbarkeit
Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung
Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft
Außerdem haben Sie das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.
14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, sofern dies aufgrund rechtlicher, technischer oder organisatorischer Änderungen erforderlich wird.